In 3 Schritten zum Businessplan Ihrer Zahnarztpraxis

Recalls sind ein grosser Hebel für Ihren Businesserfolg. Es ist viel günstiger, Kund:innen zu halten, als neue zu finden. Mit einem cleveren Recall-Management sichern Sie sich regelmässig Buchungen, erhöhen die Auslastung Ihrer Zahnarztpraxis und steigern den Umsatz. Verspielen Sie sich hier auf keinen Fall Potenziale. Hier sind wertvolle Tipps für ein gutes Recall-Management:

Tipp 1: Nach jedem Besuch den nächsten Termin vereinbaren

Machen Sie den Recall überflüssig. Vereinbaren Sie nach jeder Behandlung den nächsten Kontroll- oder Reinigungstermin. Viele Leute schätzen einen solchen Service, da man ein «To Do» mental abhaken kann. Durch diese proaktive Herangehensweise zeigen Sie Ihren Patient:innen, dass Ihnen ihre Zahngesundheit wichtig ist.

Tipp 2: Online Buchung anbieten

Nach einer Behandlung möchte nicht jede:r gleich den nächsten Termin buchen. Hier kommen Recalls ins Spiel. Die sind aber nur dann erfolgreich, wenn Ihre Patient:innen auch tatsächlich Termine buchen. Machen Sie es ihnen darum so leicht wie möglich und verschicken Sie Recalls mit einem Link zum Onlinekalender.

Tipp 3: Gutes Timing und regelmässiges Verschicken

Wenn Sie um 10 Uhr Ihre Büroarbeit erledigen, sind Ihre Patient:innen bei der Arbeit oder in der Schule. Das ist der schlechteste Zeitpunkt, um Recalls zu verschicken. Versenden Sie Ihre Recalls lieber früh am Morgen, über mittag oder kurz vor Feierabend. Warten Sie zudem nicht bis zum Ende des Monats, um dann sämtliche Recalls für den nächsten Monat auf einmal zu verschicken. Dies könnte zu Buchungsengpässen führen und das Timing ist nicht optimal auf die Patient:innen abgestimmt. Arbeiten Sie Ihre Recalls deshalb regelmässig ab.

Tipp 4: Motivierende Worte – Schreiben Sie gute Recalltexte

Eine plumpe Erinnerung an eine Terminvereinbarung wird niemanden motivieren. Begründen Sie, warum regelmässige Kontrollen oder Reinigungen wichtig sind, und gehen Sie auf spezifische Bedürfnisse der Patient:innen ein. Besonders bei Angstpatient:innen sollten die Texte einfühlsam und beruhigend formuliert werden, um Vertrauen aufzubauen und ihnen die Angst vor dem Zahnarztbesuch zu nehmen.

Tipp 5: Respektieren Sie persönliche Präferenzen

Manche Patient:innen möchten keine SMS erhalten. Andere möchten auf gar keinen Fall Briefe auf Papier. Eine weitere Gruppe bevorzugt Anrufe. Nehmen Sie Rücksicht auf die Vorlieben Ihrer Patient:innen und bieten Sie verschiedene Kommunikationskanäle an.

Tipp 6: Erinnern, erinnern, erinnern

Das Leben ist hektisch und schnelllebig. Ein Recall geht im Alltag schnell vergessen. Erinnern Sie Ihre Patient:innen deshalb erneut daran, wie wichtig regelmässige Behandlungen für die Mundhygiene sind. Die meisten Kund:innen werden Ihnen dankbar sein. Falls jemand kein Interesse an einer weiteren Erinnerung mehr hat, müssen Sie dies natürlich respektieren.

Tipp 7: Niemanden vergessen

Trotz eines intakten Recall-Systems kann es vorkommen, dass jemand durch die Maschen fällt. Behalten Sie den Überblick, indem Sie eine Liste mit allen Personen führen, die keinen gebuchten Termin und keinen geplanten Recall haben. Diese Liste sollte natürlich immer bei Null stehen – so können Sie sich sicher sein, dass niemand vergessen geht und jede:r die notwendige Betreuung erhält.

Schritt 2: Basiskonzept

Das Basiskonzept stellt das Herzstück des Businessplans für Ihre Zahnarztpraxis dar. Darin definieren Sie ein klares Bild Ihrer Vision und Motivation sowie eine fundierte strategische Ausrichtung, die Ihnen auf Weg zum Erfolg helfen soll.

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